Privatlivspolitik

Sdr. Nærå Valgmenighed
Stationsvej 171
5792 Årslev
Menighedens CVR nr. 58850713

Menigheden behandler personoplysninger og har derfor udarbejdet denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Du bør læse denne politik og er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål.

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Sdr. Nærå Valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Formanden Lis Møldrup kan kontaktes på tlf. nr. 51 56 33 24 og på mail formanden@valgmenigheden.dk

Præsten Ole Kobbelgaard kan kontaktes på tlf. nr. 30 64 21 25 og på praesten@valgmenigheden.dk

Forretningsfører Gunnar Vexlund kan kontaktes på tlf. nr. 29 85 82 05 samt på mail ff@valgmenigheden.dk

Graver Michael Brødholt kan kontaktes på tlf. nr. 25 38 77 25 samt på mail graver@valgmenigheden.dk

2. Formålet med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine oplysninger for at drive menighed, herunder medlemsadministration.

Vi behandler både almindelige personoplysninger og særlige personfølsomme oplysninger, idet selve medlemskabet af menigheden anses som en personoplysning om medlemmets religiøse overbevisning og dermed en særlig personfølsom oplysning.

Retsgrundlaget for menighedens behandling af almindelige personoplysninger er medlemmers aftale om medlemskab af menigheden (forordningens artikel 6, nr. 1B)

Vores medlemmer er forpligtede til at give menigheden de personoplysninger vi skal bruge for at kunne indgå en aftale om medlemskab.

Retsgrundlaget for menighedens behandling af den særlige personfølsomme oplysning om selve medlemskabet af menigheden er forordningens artikel 9, stk. 2d, idet det fremgår af denne bestemmelse, at menigheden gerne må behandle oplysningen om medlemskabet, idet menigheden er et organ med et religiøst sigte, og som ikke arbejder med gevinst for øje. Endvidere er behandlingen af den særlige personfølsomme oplysning om medlemskabet et led i menighedens legitime aktiviteter.

3. Kategori af personoplysninger

Om vores medlemmer behandler vi den særlige personfølsomme oplysning, som selve medlemskabet af menigheden anses for at være

Herudover modtager vi fra vores medlemmer almindelige oplysninger; navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og cpr.nr., fødselsdato, fødested, dåbsdato, oplysninger om dåbsbarnets faddere, vielsesdato, dødsdato, oplysning om anmelder af dødsfaldet, gravstedsindehaver, begravelses/bisættelsesdato.

Du giver os autorisation til, via din skatteattest på Skats hjemmeside, at indhente din skattepligtige indkomst, som vi bruger til beregning af medlemsbidrag. Det er kun menighedens forretningsfører/kasserer som har adgang til disse indkomstoplysninger.

4. Behandling og videregivelse af personoplysninger

Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

føre menighedens kirkebog
kunne administrere dit medlemsforhold
kunne sende dig kirkeblad, nyhedsmails og anden medlemsinformation
kunne administrere menighedens kirkegård

Ved indmeldelse og udmeldelse af menigheden videregiver menigheden personoplysninger til Folkeregisteret og bopælssognet.

Vi indberetter indbetalte medlemsbidrag til Skat og videregiver derfor personoplysninger, herunder cpr.nr. til Skat.

I forbindelse med medlemsopkrævning uploader vi filer med personoplysninger til Nets (Betalingsservice) og videregiver derfor personoplysninger til Nets.

Vi kan dele personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os med vores administration, f.eks. udbyder af de edb-programmer vi bruger til medlemsadministration, hosting af menighedens hjemmeside, osv. Vi har indgået databehandleraftaler med disse.

Vi indfører persondata i kirkebogen. I kirkebogen indføres dåb, vielser og dødsfald.

I forbindelse med en dåb indhenter vi personoplysninger fra det sogn, hvor barnet er født. Efter dåben sender præsten personoplysninger, herunder oplysninger om barnets faddere, tilbage til sognet.

Efter en vielse sender præsten persondata til det lokale sogn.

I forbindelse med dødsfald modtager vi en afgørelse vedrørende begravelse/ligbrænding fra det sogn hvor afdøde boede.

Ved erhvervelse af gravsted/begravelse/bisættelse registreres personoplysninger om såvel afdøde som gravstedsindehaver. Oplysninger videregives evt. til Skifteretten og/eller bobestyrer.

I vores kirkeblad oplyser vi navn og by døbte og deres forældre, viede, konfirmander og døde.

Menighedens medlemmer samtykker ved indmeldelse til denne privatlivspolitik, herunder den behandling og videregivelse af personoplysninger, der sker i forbindelse med menighedens drift.

5. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Menigheden opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på området.

Vi opbevarer alene personoplysninger så længe det er nødvendigt.

Vi sletter personoplysninger om vores medlemmer 5 år efter at de er døde eller udmeldte (dog først efter 10 år i de tilfælde hvor der er indgået en forpligtigelseserklæring).

Af lokalhistoriske årsager opbevarer vi medlemslister tilbage i tiden indeholdende navn og adresse.

6. Dine rettigheder

Som medlem har du til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi har og behandler om dig. Ønsker du indsigt skal du skrive til os på mailadressen: praesten@valgmenigheden.dk og vi imødekommer din indsigtsret så hurtigt som muligt.

Vores medlemmer har ret til at få urigtige personoplysninger rettet.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Du kan kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger skal slettes eller bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, har du mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

7. Hjemmeside – Cookies

En cookie er en lille tekst-fil, som vi gemmer på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg på menighedens hjemmeside og for at kunne genkende computeren. En cookie indeholder kun tekst, er ikke et program og indeholder ikke virus.

Cookies er nødvendige for at menighedens hjemmeside kan fungere optimalt.

Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillinger i din internetbrowser.

8. Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, så vi beskytter dine personoplysninger mod f.eks. uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler personoplysninger. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores data. Vi beskytter også fortroligheden af dine data ved hjælp af kryptering (sikker mail).

9. Opdatering af denne politik

Menigheden er forpligtiget til at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med lovgivningen.

Denne politik kan ændres uden varsel. Den nyeste opdaterede politik vil altid være tilgængelig på menighedens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil vi orientere herom i Kirkebladet.

Denne politik er senest opdateret den 26.5. 2022