Forretningsorden for
Sdr. Nærå Valgmenighed

Menighedsrådets konstituering:

1.1

På første møde efter generalforsamlingen i april/maj måned konstituerer menighedsrådet sig med formand, næstformand, referent.

Ligeledes fordeler medlemmerne sig i de nedsatte udvalg for et år ad gangen.
Møderækken for det kommende år fastlægges.

Menighedsrådets formand repræsenterer menighedsrådet udadtil. Formanden skal påse, at de forhold der er nævnt i lovgivning, vedtægter og forretningsorden overholdes.

I henhold til vedtægternes §4 tegnes Sdr Nærå Valgmenighed i den daglige drift af formand og næstformand.
Valgmenigheden forpligtiges ved underskrift af formanden sammen med næstformanden. Ved beslutninger truffet på menighedsrådsmøder, kan menighedsrådet bemyndige ethvert medlem til at underskrive eller indgå aftaler på Valgmenighedens vegne.

I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted.

Menighedsrådsmøder

2.1 Ordinære møder

Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst to medlemmer forlanger det.

I særlige tilfælde kan formanden træffe beslutning om, at en sag afgøres ved skriftlig høring (f.eks. digitalt)

Formanden leder menighedsrådsmøderne med mindre andet aftales internt i menighedsrådet.

Ved formandens forfald, træder næstformanden til som mødeleder.

Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst 5 medlemmer er til stede. Alle sager afgøres ved simpelt flertal.

I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Præsten deltager i menighedsrådsmøderne.

Særligt sagkyndige kan indkaldes, når menighedsrådet skønner det nødvendigt.

Afbud til menighedsrådsmøder meddeles formanden

Dagsorden til de enkelte menighedsrådsmøder skal udsendes til deltagerne senest 8 dage før mødets afholdelse.

Dagsorden skal indeholde tid og sted for mødet, navn på referent samt relevant bilagsmateriale.

Formanden udarbejder dagsorden.

Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 10 dage før mødets afholdelse.

Faste punkter på dagsorden:

Menighedsrådets valgte referent skriver beslutningsreferater over menighedsrådets møder. Referatet udsendes til menighedsrådet, senest 8 dage efter mødets afholdelse. Rettelser og kommentarer skrives i det følgende referat.

Referatet godkendes og underskrives på det efterfølgende menighedsrådsmøde.

Formanden ajourfører menighedsrådets protokol.

Protokollen forefindes hos formanden

Menighedsrådets medlemmer fordeler sig i de nedsatte arbejdsgrupper.

Arrangementsudvalg
Udvalget består af præsten, organisten og menighedsrådsmedlemmer.
Formålet er at organisere arrangementer i løbet af året som målretter
sig forskellige aldersgrupper og interesser i menigheden. Det gøres
ud fra, at få fordelt tilbuddene hen over året, men også i respekt for ting,
som sker i forhold til gudstjenester og andre aktiviteter med relation til
valgmenigheden (konfirmander, arbejdsdage på udeområdet, møder i
de fri- og valgmenigheder m.m.). Det er gruppen selv, som styrer
møderne og har ansvar for at meddele øvrige personale om ting, som er
på vej og er planlagt. Dette gøres pt ved at sende referater til personalet
og de tager der indbyrdes op på onsdagsmøder. Der arbejdes ud fra et
årshjul med de mere faste møder/arrangementer/sociale ting i
forbindelse med gudstjenester. Årshjulet med de faste ting kan tages op
en gang om året, for at vurdere hvad der er fast og løst.
Der kan være overlap mellem gudstjenester og arrangementer, som det
ses med børnekor, gospelkor, som så også deltager i gudstjenesten.
På møderne vendes også om der skal bidrages med noget praktisk og
hvad der skal serveres.
Forslag til at der laves arrangementsliste, som kan hænges i storstuen
og i kirken. Der kan også være et Årshjul og aktuelle arrangementer
være i særlig stander. Opgaven med at skifte dem ud kan uddelegeres
til en i gruppen eller evt. en helt anden. De særlige arrangementer – kan
evt. laves i forbindelse med bladet og også oversigten.

Brandingudvalg
Udvalget har til opgave hjælpe til at synliggøre Sdr. Nærå Valgmenighed i både lokalsamfundet og for gæster, der kommer i kirke og Storstue.
Derudover at hjælpe til udbredelse og forståelse for hvad Sdr. Nærå Valgmenighed er.
Udvalget mødes ad hoc.

Bygningsudvalg
Bygningsudvalget fører sammen med graveren tilsyn med Valgmenighedens bygninger og tekniske anlæg.
Udvalget planlægger forbedringer og vedligehold, indhenter tilbud og indstiller til menighedsrådet for beslutninger ved større forbedringer og nybyggeri.
Udvalget har kontakten til håndværkere og koordinerer renoverings- og vedligeholdelsesarbejde

Kirkegårdsudvalg
Udvalget mødes et par gange om året sammen med graveren.
Vi gennemgår arealerne, kirkegård, parkeringsplads samt præstegårdshaven og kigger på forslag til forandringer og forbedringer.
Udvalget har ansvar for, at kirkegårdsreglement og prisliste på hjemmesiden er ajourført.
Kirkegårdsudvalget tager også initiativ til arbejdsdage, hvor specifikke opgaver udføres i fællesskab af medlemmer.

Faste arbejdsgrupper pr. 1. maj 2025:

Kirkegårdsudvalg – Lis, Lars, Henrik, Susanne + Per

Arrangementsudvalg –  Dorthe, Anne, Lis + Ole og Michael

Bygningsudvalg – Joachim, Henrik, Birthe

Brandingudvalg – Trine, Dorthe, Anne, Joachim, Per

Der udpeges en tovholder, markeret med fed, for hvert udvalg. Tovholderen har ansvar for indkaldelse til møder og referat.

Inhabilitet

3.1

Tavshedspligt

4.1

Menighedsrådets opgaver:

5.1

April-Maj

Konstituerende menighedsrådsmøde

Nedsættelse af arbejdsgrupper

Møderække for det kommende år fastlægges

Februar

Regnskab for det forgangne år udarbejdes af forretningsfører og behandles af menighedsrådet.

Budget for det kommende år udarbejdes og behandles.

Tilkendegivelse fra Menighedsrådsmedlemmer om evt. genopstilling.

Marts

Indledende drøftelse af generalforsamling.

April – Maj

Indkaldelse til generalforsamling udsendes til medlemmer og offentliggøres på kirkens hjemmeside senest 21 dage før generalforsamling. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april eller maj.

Menighedsrådsmedlemmer skiftes til at lave og servere kaffe i våbenhuset efter ordinære gudstjenester. Datoer fordeles på hvert menighedsrådsmøde.

Det tilstræbes, at menighedsrådet er repræsenteret ved arrangementer.

Medarbejdersamtaler med Valgmenighedens ansatte foretages af formand og næstformand.

Følgende punkter skal være indeholdt i samtalerne :

Løn

Arbejdsopgaver

Trivsel

Efteruddannelse

Der udarbejdes et referat, der godkendes af den ansatte

Godkendelse af forretningsorden samt ændringer af denne.

6.1 Vedtagelse af forretningsorden

Forretningsordenen vedtages af menighedsrådet. Den gennemgås én gang årligt på det andet menighedsrådsmøde efter generalforsamlingen